Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Najpierw trzeba uporządkować charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Inaczej planuje się rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego kopiowanie gotowego schematu często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bezpieczniej najpierw ustalenie profilu uczestników. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Dobre planowanie nie polega na wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Warto także ustalić ramy czasowe wydarzenia, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do najniższej ceny. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak lokalizacja i infrastruktura, wyposażenie czy zabezpieczenie pogodowe. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o nakładające się godziny montażu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Plan B nie stanowi dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz integralną częścią całego projektu. Trzeba ustalić, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Plan awaryjny powinien obejmować również opóźnienie dostawy. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Duże znaczenie ma posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują funkcjonalna lokalizacja, realistyczny harmonogram i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+